Pflegekraft einstellen: Was Sie wirklich wissen müssen
Letzte Woche rief mich eine Tochter aus Zehlendorf an: "Mein Vater wird Freitag aus der Reha entlassen, allein geht es nicht mehr. Was mache ich jetzt?" Das höre ich so oder ähnlich drei-, viermal die Woche. Die gute Nachricht: Es gibt legale Wege. Die schlechte: Jeder hat Haken. Hier erkläre ich die drei Modelle -- ehrlich, mit allen Kosten und Fallstricken, die Ihnen andere Seiten gerne verschweigen.
3 legale Modelle im Vergleich
Kosten ab 2.410 EUR/Monat all-inclusive
Schritt-für-Schritt Anmeldung erklärt
Checkliste mit 10 wichtigen Punkten
Die 3 legalen Wege, eine Pflegekraft einzustellen
Bevor Sie loslegen, müssen Sie sich für ein Modell entscheiden. Klingt banal, ist es nicht. Ich habe Familien erlebt, die sich für die Direktanstellung entschieden haben, weil es "günstiger" klang -- und nach drei Monaten völlig überfordert waren mit Lohnabrechnungen und Krankmeldungen. Hier die drei Wege im Klartext.
Sie werden zum Arbeitgeber
- •Sie stellen die Pflegekraft direkt an
- •Anmeldung bei Minijob-Zentrale oder als Arbeitgeber
- •Arbeitsvertrag aufsetzen
- •Lohnabrechnung monatlich durchführen
+ Volle Kontrolle über die Betreuung
+ Direkte Beziehung zur Pflegekraft
- Hoher Verwaltungsaufwand
- Alle Arbeitgeberrisiken tragen Sie
- Keine 24h-Betreuung möglich (Arbeitszeitgesetz)
EU-Dienstleistungsfreiheit nutzen
- •Pflegekraft ist bei EU-Firma angestellt
- •Sie schließen einen Dienstleistungsvertrag
- •Agentur übernimmt alle Formalitäten
- •A1-Bescheinigung bestätigt Legalität
+ Kein Arbeitgeberrisiko für Sie
+ Deutlich weniger Verwaltung für Sie
+ 24h-Betreuung möglich
+ Personalwechsel wird organisiert
+ A1-Bescheinigung belegt Legalität
- Weniger direkter Einfluss auf Personalauswahl (hängt von der Agentur ab)
- Nicht jede Agentur arbeitet gleich seriös -- Prüfung nötig
Freiberufliche Pflegekraft beauftragen
- •Pflegekraft arbeitet selbstständig
- •Dienstleistungsvertrag abschließen
- •Pflegekraft stellt Rechnung
- •Prüfung der Selbstständigkeit wichtig
+ Flexible Zeiten buchbar
+ Keine Arbeitgeberpflichten
- Risiko Scheinselbstständigkeit
- Nicht für 24h-Betreuung geeignet
- Schwankende Verfügbarkeit
Pflegekraft einstellen: Was kostet das wirklich?
Die Zahlen, die ich Ihnen hier zeige, sind ehrliche Richtwerte. Auf manchen Seiten lesen Sie "ab 1.800 EUR" -- das stimmt vielleicht für den ersten Monat, aber nicht, wenn die Pflegekraft krank wird oder Sie Urlaub bezahlen müssen.
- • Gehalt: 538 EUR
- • Pauschale Abgaben: ~15%
- • Unfallversicherung: ~13 EUR
- • Gehalt: 1.200-2.000 EUR
- • Arbeitgeberanteil: ~21%
- • Unfallversicherung inklusive
- • Gehalt: 2.100-3.200 EUR
- • Arbeitgeberanteil: ~21%
- • Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung
- • Gehalt + Sozialabgaben inklusive
- • An-/Abreise inklusive
- • Vermittlung + Betreuung inklusive
Wichtig: Bei Direktanstellung kommen zum Gehalt noch ca. 21% Arbeitgeberanteil für Sozialversicherung hinzu (Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung + Unfallversicherung). Außerdem müssen Sie Urlaub (min. 24 Tage) und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall einplanen.
Pflegekraft anmelden: Schritt für Schritt
Bei Direktanstellung müssen Sie diese 5 Schritte durchlaufen
Betriebsnummer beantragen
Jeder Arbeitgeber in Deutschland braucht eine Betriebsnummer. Diese beantragen Sie bei der Agentur für Arbeit -- online, per Post oder telefonisch. Die Bearbeitung dauert in der Regel 3-5 Werktage und ist kostenlos.
Unfallversicherung anmelden (BGW)
Melden Sie sich bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) an. Die Unfallversicherung ist für Arbeitgeber in der Pflege Pflicht. Die Beiträge richten sich nach dem Gehalt und liegen bei ca. 1,5% der Bruttolohnsumme.
Arbeitsvertrag erstellen
Der Arbeitsvertrag muss schriftlich vorliegen und folgende Punkte enthalten: Arbeitszeit, Vergütung (mindestens Mindestlohn: 12,82 EUR/Std.), Urlaub (min. 24 Werktage), Kündigungsfristen, Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsort.
Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt
Melden Sie sich beim zuständigen Finanzamt als Arbeitgeber an. Sie erhalten eine Steuernummer für die Lohnsteuer-Anmeldung. Die Lohnsteuer müssen Sie monatlich oder vierteljährlich elektronisch über ELSTER abführen.
Sozialversicherungs-Anmeldung
Melden Sie die Pflegekraft bei deren Krankenkasse zur Sozialversicherung an. Dies muss spätestens bei Beschäftigungsbeginn geschehen. Die Krankenkasse leitet die Beiträge an Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung weiter.
Checkliste: 10 Punkte die Sie beachten müssen
Egal für welches Modell Sie sich entscheiden -- diese Punkte sollten Sie abhaken
Direktanstellung, Entsendungsmodell oder selbstständige Pflegekraft? Wägen Sie Aufwand, Kosten und Rechtssicherheit ab.
Was genau braucht Ihr Angehöriger? Grundpflege, Hauswirtschaft, Mobilisation, Demenzbetreuung? Je genauer, desto besser die Vermittlung.
Berücksichtigen Sie Pflegegeld, Steuervorteile und Verhinderungspflege. So senken Sie die Eigenkosten erheblich.
Betreuungskraft oder examinierte Pflegekraft? Prüfen Sie Zeugnisse, Referenzen und Sprachkenntnisse sorgfältig.
Arbeitsvertrag oder Dienstleistungsvertrag? Lassen Sie den Vertrag von einem Fachmann prüfen.
Beim Entsendungsmodell: Bestehen Sie auf eine gültige A1-Bescheinigung. Diese bestätigt die Sozialversicherung im Heimatland.
Die Pflegekraft braucht ein eigenes Zimmer mit Bett, Schrank und idealerweise eigenem Badezugang. Privatsphäre ist wichtig.
Was passiert bei Krankheit oder Urlaub? Klären Sie vorab, wer einspringt. Beim Entsendungsmodell ist das automatisch geregelt.
Vereinbaren Sie immer eine Probezeit von 2-4 Wochen. So können beide Seiten prüfen, ob die Chemie stimmt.
Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung, ggf. Hausratversicherung prüfen. Klären Sie, wer für Schäden haftet.
Finanzierung: So senken Sie Ihre Kosten
Leistungen der Pflegekasse
Pflegegrad 2: 347 EUR | Pflegegrad 3: 622 EUR | Pflegegrad 4: 764 EUR | Pflegegrad 5: 990 EUR
Bis 1.685 EUR jährlich -- kann für Ersatzbetreuung genutzt werden
131 EUR monatlich für alle Pflegegrade ab Pflegegrad 1
Bis zu 927 EUR zusätzlich jährlich auf Verhinderungspflege übertragbar
Steuerliche Vorteile
20% der Kosten absetzbar, maximal 4.000 EUR Steuerersparnis pro Jahr
Pflegekosten, die über der zumutbaren Belastung liegen, mindern die Steuerlast
Pflegegrad 2: 600 EUR | Pflegegrad 3: 600 EUR | Pflegegrad 4/5: 1.800 EUR jährlich
Rechenbeispiel: Pflegegrad 3 mit Entsendungsmodell
So ähnlich habe ich es letzten Monat mit einer Familie aus Reinickendorf durchgerechnet. Herr Müller (78) hat Pflegegrad 3, die Tochter wollte wissen, was am Ende wirklich übrig bleibt. Hier die Zahlen:
Das sind ungefähr 44 EUR pro Tag. Zum Vergleich: Ein Pflegeheimplatz in Berlin kostet im Schnitt 2.800-3.500 EUR Eigenanteil -- und Ihr Angehöriger muss dafür umziehen.
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Häufige Fragen: Pflegekraft einstellen
Was kostet es, eine Pflegekraft privat einzustellen?
Das hängt stark vom Modell ab. Grob: Minijob ca. 650 EUR/Monat (nur stundenweise Hilfe), Teilzeit 1.500-2.500 EUR/Monat, Vollzeit 2.500-4.000 EUR/Monat -- jeweils inklusive Arbeitgeberanteil. Beim Entsendungsmodell rechnen Sie mit 2.410-3.000 EUR/Monat all-inclusive, ohne eigene Arbeitgeberpflichten. Allerdings: Bei Direktanstellung kommen oft unvorhergesehene Kosten hinzu, etwa Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Wo melde ich eine private Pflegekraft an?
Bei Direktanstellung benötigen Sie: 1. Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit, 2. Unfallversicherung bei der BGW, 3. Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt, 4. Sozialversicherungs-Anmeldung bei der Krankenkasse der Pflegekraft. Bei einem Minijob genügt die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale.
Brauche ich einen Arbeitsvertrag für die Pflegekraft?
Ja, bei Direktanstellung ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag gesetzlich vorgeschrieben. Er muss Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen und Tätigkeitsbeschreibung enthalten. Beim Entsendungsmodell schließen Sie stattdessen einen Dienstleistungsvertrag mit der Agentur ab.
Kann ich die Kosten für eine Pflegekraft von der Steuer absetzen?
Ja, es gibt mehrere Wege: Haushaltsnahe Dienstleistungen (20% der Kosten, max. 4.000 EUR Ersparnis/Jahr), außergewöhnliche Belastungen (Pflegekosten über der zumutbaren Belastung) und den Pflege-Pauschbetrag (600-1.800 EUR/Jahr je nach Pflegegrad). Die tatsächliche Ersparnis hängt aber von Ihrem persönlichen Steuersatz ab -- lassen Sie sich von einem Steuerberater durchrechnen, was in Ihrer Situation möglich ist.
Ist das Entsendungsmodell wirklich legal?
Ja, das Entsendungsmodell basiert auf der EU-Dienstleistungsfreiheit und ist vollkommen legal. Die Pflegekraft ist bei einem ausländischen Arbeitgeber angestellt und wird nach Deutschland entsendet. Die A1-Bescheinigung bestätigt die Sozialversicherung im Heimatland. Wichtig: Nur seriöse Agenturen mit gültigen A1-Bescheinigungen wählen.
Wie schnell kann ich eine Pflegekraft einstellen?
Beim Entsendungsmodell dauert die Vermittlung in der Regel 3-7 Tage, in Einzelfällen auch länger -- das hängt von der Verfügbarkeit und den gewünschten Deutschkenntnissen ab. Bei Direktanstellung müssen Sie zuerst alle Anmeldungen erledigen (Betriebsnummer, Unfallversicherung etc.), was 2-4 Wochen dauern kann.
Was ist der Unterschied zwischen Pflegekraft und Betreuungskraft?
Eine examinierte Pflegefachkraft darf medizinische Behandlungspflege durchführen (Injektionen, Wundversorgung). Eine Betreuungskraft leistet Grundpflege (Körperpflege, Hilfe beim Essen), Hauswirtschaft und soziale Betreuung. Für die 24-Stunden-Betreuung zu Hause werden in der Regel Betreuungskräfte eingesetzt.
Sie möchten eine Pflegekraft einstellen?
Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir. Ich sage Ihnen in 15 Minuten am Telefon, welches Modell für Ihre Situation Sinn macht -- und was es tatsächlich kosten wird. Kein Verkaufsgespräch, versprochen. Manchmal rate ich auch von der 24-Stunden-Betreuung ab, wenn ein ambulanter Pflegedienst reicht.